Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung und zum Datenzugriff (GoBD)

Mit Schreiben vom 14.11.2014 wurden die sogenannten „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“, kurz GoBD, durch das Bundesministerium für Finanzen veröffentlicht. Die neuen Grundsätze konkretisieren die Ordnungsmäßigkeitsanforderungen der Finanzverwaltung an den Einsatz von IT bei der Buchführung und bei sonstigen Aufzeichnungen.

Sie ersetzen mit Wirkung zum 01.01.2015 die jahrelang geltenden GoBS (Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme) und GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und Prüfbarkeit digitaler Unterlagen).

Zusammengefasst ergeben sich aus den GoBD insbesondere folgende Neuerungen/Konkretisierungen:

  • GoBD gelten erstmals auch für Einnahmenüberschussrechner
  • unveränderbare Erfassung von unbaren Geschäftsvorfällen innerhalb von 10 Tagen in Grund(buch)aufzeichnungen; Grund(buch)aufzeichnung kann auch eine geordnete und übersichtliche Belegablage sein
  • kontorrentmäßige Erfassung von Waren- und Kostenrechnungen, die später als 8 Tage nach Rechnungseingang beglichen werden (z.B. Rechnungsein- und ausgangsbuch, Offene-Posten-Buchhaltung)
  • unveränderbare Buchung von Geschäftsvorfällen eines Monats bis zum Ablauf des folgenden Monats; bis dahin muss sichergestellt sein, dass die Unterlagen nicht verloren gehen, z.B. durch laufende Nummerierung der Belege, Ablage in besonderen Mappen und Ordnern oder elektronische Aufzeichnungen (Belegsicherung)
  • längerer Abstand zwischen Erfassung und Buchung als Folgemonat nur, wenn Geschäftsvorfälle fortlaufend richtig und vollständig in Grund(buch)aufzeichnungen unveränderbar erfasst werden
  • Beleg und entsprechende Buchung müssen progressiv und retrograd prüfbar (zuordenbar) sein  
  • elektronische Daten, Dokumente etc., die aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtig sind, müssen über die Dauer der Aufbewahrungsfrist in dieser Form unveränderbar aufbewahrt werden  
  • Verfahrensdokumentation zur Organisation der GoBD-Anforderungen im Unterneh-men ratsam, um Nachweiskraft ordnungsmäßiger Buchführung zu erhöhen

Elektronische Rechnungen

Am 23.09.2011 wurden mit der Verabschiedung des Steuervereinfachungsgesetzes die Vereinfachungsregeln für elektronische Rechnungen rückwirkend ab 01.07.2011 beschlossen. 

Bisherige Vorgaben

Für Umsätze bis 30.06.2011 mussten elektronische Rechnungen entweder mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen oder mittels EDI übertragen werden. Nur durch diese beiden Verfahren konnte gegenüber der Finanzverwaltung die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts nachgewiesen werden. 

Neuregelungen  

Für Umsätze ab 01.07.2011 sind nunmehr auch andere Verfahren beim Versand von elektronischen Rechnungen zulässig, mit denen die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts nachgewiesen werden können. Spezielle Vorgaben dazu, wie dieser Nachweis erbracht werden muss, bestehen nicht. Vielmehr kann jeder Unternehmer selbst entscheiden, wie er die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts sicherstellt. Zusätzlich ist die Lesbarkeit vom Zeitpunkt der Rechnungsausstellung bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist (i.d.R. 10 Jahre) zu gewährleisten. 

Echtheit der Herkunft bedeutet Sicherheit der Identität des Rechnungsausstellers. Der Rechnungsempfänger muss belegen können, von wem er die elektronische Rechnung erhalten hat und dass der Rechnungsabsender die elektronische Rechnung versandt hat. Unversehrtheit des Inhalts bedeutet, dass die nach dem Umsatzsteuergesetz erforderlichen Angaben nicht geändert wurden. Lesbarkeit einer Rechnung bedeutet, dass sie in einer für das menschliche Auge lesbaren Form geschrieben sein muss. 

Für die Sicherstellung dieser Anforderungen an eine elektronische Rechnung bietet sich jedes innerbetriebliche Kontrollverfahren an, das einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und erbrachter Leistung zulässt. Die Finanzverwaltung schreibt nicht mehr den Versand elektronischer Rechnungen mit einer qualifizierten elektronischen Signatur oder mittels EDI vor, sondern lässt jede Form der elektronischen Rechnungsübertragung (z. B. per E-Mail ggf. mit PDF- oder Text-Datei, E-Post) zu. Bei Anwendung der bisher vorgeschriebenen zwei Verfahren (qualifizierte elektronische Signatur, EDI) sind jedoch per Gesetz die Unversehrtheit des Inhalts und die Echtheit der Herkunft der Rechnung (aber nicht die Lesbarkeit) gewährleistet.  

Innerbetriebliches Kontrollverfahren 

Das innerbetriebliche Kontrollverfahren dient dem Abgleich der Rechnung mit den Zahlungsverpflichtungen. Über die Methode dieser Rechnungsprüfung entscheidet der Unternehmer selbst. Es muss sich nicht um ein technisches oder EDV-gestütztes Verfahren handeln. Das innerbetriebliche Kontrollverfahren muss aber einen verlässlichen Prüfpfad enthalten. Er zeigt den Weg auf, wie eine Prüfung der erhaltenen Rechnung stattfindet. Anhand eines verlässlichen Prüfpfads muss ein Zusammenhang zwischen der Rechnung und der zugrunde liegenden Leistung hergestellt werden können. In der einfachsten Form erfolgt dies z.B. über einen manuellen Abgleich der Rechnung mit der Bestellung und dem Lieferschein.  

Das innerbetriebliche Kontrollverfahren sollte für Nachweiszwecke gegenüber der Finanzverwaltung dokumentiert werden, z.B. durch eine Verfahrensanweisung, wie elektronisch empfangene Rechnungen verarbeitet, ordnungsgemäß sowie unverändert archiviert und mit der Bestellung bzw. dem Leistungseingang abgeglichen werden. Die gleiche Vorgehensweise bietet sich bei der Rechnungserteilung durch Gutschrift für den Gutschriftsaussteller an.    

Das gewählte innerbetriebliche Kontrollverfahren muss den Anforderungen der Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) genügen. Weiterhin sind die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) zu beachten.

Zustimmung des Empfängers

Der Rechnungsempfänger muss dem Versand von elektronischen Rechnungen an ihn zustimmen. Für die Zustimmung bedarf es keiner besonderen Form. Es genügt z.B. auch, dass die Beteiligten dieses Verfahren tatsächlich praktizieren und damit stillschweigend billigen. Bei Gutschriften muss der Gutschriftsempfänger (Leistungserbringer) dem elektronischen Versand entsprechend zustimmen.

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